Inventaris

Terug naar de documentatie

Met de module Inventaris houd je de producten van je volière bij: medicatie, voeding, supplementen, hygiëne en uitrusting. Je registreert elke aankoop met wat er in elke verpakking zit en hoeveel er nog over is, de prijs, waar je hem deed en de vervaldatum, en de app waarschuwt je ruim op tijd voordat iets verloopt of wanneer de voorraad onder het minimum zakt dat je zelf instelt.

Het is een optionele module: zet hem alleen aan als je dit wilt bijhouden.

De module aanzetten

1. Ga naar Instellingen → Modules.
2. Zet Inventaris aan.
3. Open Inventaris vanuit het zijmenu.

Zet je hem later weer uit, dan wordt er niets verwijderd: producten en aankopen blijven bewaard en verschijnen weer zodra je de module opnieuw aanzet. De vervalwaarschuwingen staan stil zolang de module uit staat.

Een product aanmaken

Tik op Product toevoegen en vul de fiche in, op één scherm:

• Productnaam (bijvoorbeeld Vitaminen AD3E of Kweekmengsel).
• Categorie: Medicatie, Voeding, Supplementen, Hygiëne en desinfectie, Uitrusting of Overig.
• Verpakking: wat er in elke verpakking zit, met de eenheid direct naast het getal. Voor een flesje van 30 ml typ je bijvoorbeeld 30 en kies je ml in de keuzelijst. De eenheden zijn stuks, gram, kilo, milliliter, liter of de imperiale eenheden lb, oz, fl oz en gal.
• Aantal verpakkingen, Al aangebroken en Vervaldatum, net als bij het registreren van een aankoop (dat leggen we hieronder uit).

Ingeklapt onder Meer gegevens staan de Minimumvoorraad (melding), als je wilt dat de app je waarschuwt wanneer er weinig over is (dat leggen we hieronder uit); de Vaste leverancier; de Prijs per verpakking en de Plaats van aankoop; en de Notities.

Vul je de verpakking in, dan begint het product meteen met zijn eerste aankoop, met dezelfde regels als Aankoop registreren. Laat je hem leeg, dan begint het product zonder voorraad, in de eenheid die je koos, en registreer je de aankopen later vanuit de fiche.

Om de naam, de categorie, de eenheid of wat onder Meer gegevens staat te wijzigen, open je de fiche van het product en tik je op Product bewerken. Daar staat de verpakking niet: de eenheid wijzig je met de keuzelijst en hoeveelheden noteer je bij elke aankoop. De eenheid wijzigen rekent de hoeveelheden die je al hebt genoteerd niet om.

Een aankoop registreren

Elke keer dat je een product koopt, open je de fiche en tik je op Aankoop registreren. Je kunt noteren:

• de inhoud van de verpakking, in de eenheid van het product (bijvoorbeeld 30 ml);
• het aantal verpakkingen dat je hebt gekocht (in het begin één);
• of hij al aangebroken is en hoeveel er nog over is;
• de prijs per verpakking (de app rekent het totaal van de aankoop uit);
• de plaats van aankoop;
• de aankoopdatum;
• de vervaldatum van die verpakkingen (laat hem leeg als het product niet verloopt, zoals uitrusting).

De grootte van een verpakking en wat er nog in zit, zijn twee verschillende dingen. Registreer je een flesje van 30 ml dat je al hebt geopend en waar nog 25 in zit, typ dan 30 bij Inhoud van de verpakking, vink Al aangebroken aan en vul 25 in bij Nog over: op de fiche zie je de partij als 25 / 30 ml. Wat nog over is, kan niet meer zijn dan de inhoud van de verpakking.

Elke verpakking wordt als een partij bewaard. Koop je drie gelijke flesjes, vul dan 3 in bij Aantal verpakkingen: je krijgt drie partijen met dezelfde aankoopdatum, dezelfde vervaldatum en dezelfde plaats. Vink je Al aangebroken aan, dan telt dat alleen voor de eerste; de andere zijn vol. De prijs die je invult, is die van elke verpakking: bij meerdere zie je eronder het totaal van de aankoop, en dat wordt als uitgave geboekt als je Financiën gebruikt.

Elke aankoop bewaart zijn eigen vervaldatum. Koop je hetzelfde product twee keer, dan heb je twee partijen met twee verschillende datums, en de app toont je altijd de eerstvolgende vervaldatum met voorraad. De totale voorraad van het product is de som van al zijn aankopen.

Vind je bij het inventariseren van je volière een verpakking die al verlopen is, dan kun je die ook registreren: de app aanvaardt vervaldatums in het verleden, zodat de inventaris de werkelijkheid weergeeft.

Voorraad verbruiken

Gebruik je product, open dan de fiche en kies Verbruiken. Vul de hoeveelheid in en de app trekt die automatisch af van de partij die het eerst verloopt, die je toch het best eerst opmaakt. Zo blijven voorraad en vervaldatums bij zonder dat je partij per partij hoeft te kiezen.

Probeer je meer te verbruiken dan er is, dan waarschuwt de app dat de voorraad onvoldoende is.

Minimumvoorraad: laat de app waarschuwen als het opraakt

Naast de vervaldatums kan de app ook de hoeveelheden in de gaten houden. In de fiche van het product vul je het veld Minimumvoorraad (melding) in: de grens waaronder je wilt horen dat je moet bijkopen.

Heb je van je vitaminen bijvoorbeeld minstens 20 ml nodig om een kuur af te maken, zet dan 20 als minimumvoorraad. Vanaf dan:

• krijgt het product het label Lage voorraad in de lijst en in zijn fiche zodra er 20 ml of minder over is;
• waarschuwt de app je meteen als je bij het verbruiken onder de grens zakt (bijvoorbeeld van 25 ml naar 18 ml), zodat je de aankoop noteert voordat je zonder zit.

Het veld is optioneel: laat je het leeg, dan geeft het product geen voorraadwaarschuwingen. Handig is om als minimum te nemen wat je in een week of in een volledige behandelingskuur verbruikt; zo heb je altijd marge om bij te kopen zonder op nul te komen.

Vervaldatums en waarschuwingen

De lijst van Inventaris toont elk product met zijn voorraad en zijn eerstvolgende vervaldatum, met een kleurindicator:

• Rood: het product heeft een verlopen partij.
• Amber: er is een partij die binnenkort verloopt.

Naast die kleurindicator plant de app vervalwaarschuwingen:

• een waarschuwing vooraf met een instelbare termijn (standaard 30 dagen vooraf; je kunt die tussen 7 en 90 dagen zetten via het pictogram in de bovenbalk van Inventaris, bij Waarschuwingstermijn vervaldatum);
• een tweede waarschuwing op de vervaldag zelf.

De waarschuwingen worden vanzelf geannuleerd wanneer je de partij opmaakt of verwijdert, het product archiveert of de module uitzet. Om ze te krijgen moeten de meldingen van de app toegestaan zijn; de kleurindicator in de lijst werkt altijd, ook als je meldingen uit staan.

Bovendien verschijnt de vervaldag van elke partij met voorraad als gebeurtenis in de Kalender van de app (bruine stip) en in de meldingengeschiedenis; tik je erop, dan opent de fiche van het product. Heb je de synchronisatie met Google Calendar aangezet en de categorie Vervaldatum aangevinkt, dan komen die vervaldatums ook in je Google-agenda.

De kaart «Vervaldatums» op Start

Met de module actief toont het scherm Start de kaart Vervaldatums, met het aantal producten dat verlopen is of bijna verloopt. Tik je erop, dan opent Inventaris meteen.

Zo vergeet je je voorraadkast en je medicijnkastje het minst snel: zodra je de app opent en de kaart iets aangeeft, weet je dat er verpakkingen zijn om na te kijken, bij te kopen of weg te doen.

Voorraad aftrekken bij het registreren van een behandeling

Inventaris werkt ook samen met de sectie Gezondheid. Wanneer je een behandeling aanmaakt (met de module Inventaris actief en een product met voorraad), bevat het formulier de keuzelijst Aftrekken van inventaris:

1. Kies het product dat je gaat gebruiken, bijvoorbeeld je antibioticum of de vitaminen.
2. Vul de hoeveelheid in die je gebruikt, in de eenheid van het product (ml, g, stuks…).
3. Bij het opslaan van de behandeling wordt die hoeveelheid automatisch van de voorraad afgetrokken, te beginnen bij de partij die het eerst verloopt, net alsof je de knop Verbruiken gebruikte.

Zo zijn de behandeling noteren en je medicijnkastje bijwerken één handeling: behandel je een kooi met 5 ml vitaminen, dan verdwijnen die 5 ml uit de inventaris zonder extra stappen. Wil je niets aftrekken, laat dan de optie Niet aftrekken geselecteerd.

Artikelen in voedingsplannen

Met de module Voeding kan elk ingrediënt van een plan aan een inventarisartikel gekoppeld worden: met Kiezen uit inventaris neem je er een die je al hebt toegevoegd of, als die nog niet bestaat, maak je hem in hetzelfde blad aan met de naam al ingevuld. Het plan toont dan de voorraad en de vervaldatum, en de kaart Voorraadkast in het tabblad Voeding zegt je wat binnenkort verloopt of opraakt. Een artikel koppelen of aanmaken vanuit een plan registreert geen aankoop en noteert geen uitgave (daarom vraagt die fiche niet naar de verpakking), en het plan trekt geen voorraad af: aankopen registreer je hier, met Aankoop registreren, en wat je verbruikt, met Verbruiken.

Samenwerking met Uitgaven en Inkomsten

Heb je de module Uitgaven en Inkomsten aangezet, dan verschijnt bij het registreren van een aankoop met een prijs boven 0 het vakje Uitgave aanmaken in Financiën, al aangevinkt. Het verschijnt ook als je een product met zijn verpakking toevoegt en de prijs invult onder Meer gegevens.

Laat je het aangevinkt, dan maakt de app automatisch de uitgave aan met het bedrag, de datum en de omschrijving van de aankoop, in de categorie Inventaris. Ook als de aankoop uit meerdere verpakkingen bestaat, is er maar één uitgave, voor het totaal. Zo hoef je de boeking geen twee keer te noteren. Wil je de uitgave niet, vink het vakje dan uit. Met Uitgaven en Inkomsten uit of zonder prijs verschijnt het vakje niet en noteert de aankoop geen uitgave.

Zoeken, sorteren en archiveren

• Gebruik de zoekbalk en de categoriechips om producten snel te vinden.
• De lijst is standaard gesorteerd op eerstvolgende vervaldatum, zodat wat dringend is bovenaan staat.
• Gebruik je een product niet meer, dan kun je het archiveren: het verdwijnt uit de gewone lijst (zet Gearchiveerde tonen aan om het te zien) en de vervalwaarschuwingen worden geannuleerd. Je kunt het altijd weer dearchiveren.
• Product verwijderen wist het product en al zijn aankopen definitief. Wil je het alleen opzijzetten, archiveer het dan liever.

Veelgestelde vragen

Moet ik alle oude aankopen registreren? Nee. Je kunt beginnen met één aankoop per product met de verpakking die je nu hebt en de vervaldatum ervan (is hij al open, vink dan Al aangebroken aan en noteer wat er nog over is), en vanaf dan de nieuwe aankopen noteren.

Waar noteer ik de ml van mijn flesje? Bij Verpakking, als je het product toevoegt, of bij Inhoud van de verpakking, als je een aankoop registreert. De Meeteenheid van het product zegt alleen waarin het wordt geteld (ml, g, stuks…); wat er in elke verpakking zit en wat er nog over is, noteer je bij elke aankoop.

Wat gebeurt er met producten zonder vervaldatum? Laat de vervaldatum leeg. Het product verschijnt als «Geen vervaldatum» en geeft geen waarschuwingen.

Zit de inventaris in de back-ups? Ja. De producten, de aankopen en de instellingen van de module worden in de back-ups bewaard, net als de rest van je gegevens. Bovendien nemen de exports Volière exporteren (CSV) en Volière exporteren (Excel) van het scherm Back-up ook de producten en hun aankopen op, en die komen terug bij het importeren van het bestand. Meer details vind je in Importeren en exporteren.

Werken de waarschuwingen als ik de app sluit? Ja, het zijn meldingen van je telefoon. Je hoeft alleen de meldingen van Mis Plumas in het systeem toe te staan.

Ik heb de module uitgezet en zie Inventaris niet meer. Dat is de bedoeling: bij het uitzetten verdwijnt hij uit het zijmenu, maar de gegevens blijven bewaard. Zet hem weer aan in Instellingen → Modules om hem opnieuw te zien.